系统将追踪整个采购计划的提出、审核、修改、检验和入库的全过程，同时系统将利用一个类似于“短消息”的子系统将将要处理的任务发送到相应的负责人，从而让相关责任人快速知道与自己有关的事情。为了便于使用者查询当前将要处理的事情，本系统还将提供一个便捷的操作界面，让用户能够汇总当前需要处理的事情。
由于采购原材料种类繁杂，供应商众多，系统将管理所有原材料的当前价格和历史价格，便于追踪某种原材料的价格变化记录。为了对供应商进行评估，系统将记录供应商的供货周期和产品质量。
为了提高数据输入效率，减少出错几率，系统建立一些基本信息表，如供应商信息表、产品信息表，来辅助输入相关数据。只要用户选择了某一种原料和对应的供应商， 系统将从数据库中提取当前的原料价格。程序流程图如下：